Vous avez élaboré un excellent plan d’affaires et vous avez de nouveaux clients potentiels. Le problème est qu’ils veulent payer après que vous ayez livré votre produit ou service.
Cela vous met mal à l’aise car la pire chose qui puisse arriver est que vous ne soyez pas payé. Cependant, vous êtes nouveau dans le jeu et vous voulez que les choses restent flexibles. Que pouvez-vous faire pour minimiser les chances que cela se produise ?
Connaître son client
Chaque semaine, au Kaplan Group, nous avons un client qui nous demande de collecter auprès d’un client commercial, mais la documentation ne montre pas définitivement qui est le client.
Par exemple :
- Il peut ne pas y avoir de bon de commande.
- Le client peut avoir plusieurs entités différentes, et les papiers ne permettent pas de savoir clairement quelle entité est responsable.
- L’entreprise peut avoir été vendue à l’insu du vendeur et la commande provient d’une nouvelle entité non identifiée.
- Le client utilise un nom commercial ou un DBA et non le nom de l’entité légale.
- Les documents décrivent le nom de l’entité comme une société ou une LLC mais l’entité n’est pas réellement enregistrée.
Chacun de ces problèmes peut avoir pour conséquence que vous ne soyez pas payé. Donc, au niveau le plus basique, assurez-vous d’obtenir le nom légal du client, son adresse physique, et de vérifier les informations de contact (téléphone, téléphone portable, email). Assurez-vous que le nom légal figure sur chaque commande ou contrat.
Enquêtez sur votre client
Les banques ne prêtent pas d’argent sans enquêter sur le crédit d’un client. Les vendeurs doivent faire de même. Généralement, les vendeurs recueillent ces informations sur une demande de crédit. Si vous n’en avez pas, le livre électronique gratuit Manuel de demande de crédit contient 19 échantillons et des explications détaillées sur tout ce qu’il faut prendre en compte.
Une fois que vous avez des informations, vous devez vérifier et contrôler leur crédit. Voici quelques-unes des choses que vous pouvez faire :
- Vérifier le nom de l’entité en ligne gratuitement auprès du Secretary of State.
- Contactez les références commerciales et bancaires.
- Lancer un rapport de crédit commercial.
Nous avons récemment eu un client qui a effectué un travail de conseil de 30 000 euros sans rien faire de tout cela. En moins de trois minutes et pour moins d’un euro, nous avons appris que leur client avait plus de 500 000 euros de privilèges fiscaux, possédait une douzaine d’entités différentes avec près d’un million de euros de jugements, et qu’il n’y avait aucun espoir d’être payé un jour.
Établissez des conditions incluant des protections
Il est essentiel que votre client accepte vos conditions de paiement, y compris ce qui se passe s’il ne paie pas à temps. Cela peut être intégré dans votre demande de crédit, votre contrat ou votre bon de commande. Il doit indiquer clairement la date d’échéance du paiement et le taux d’intérêt qui s’applique en cas de retard. Rendez-les responsables des frais de recouvrement et des honoraires d’avocat s’ils sont engagés pour collecter.
Si le client aura plusieurs factures ou un contrat avec des paiements mensuels, une clause d’accélération qui dit que tous les montants sont dus si un paiement est en retard est avantageuse. Vous pouvez également indiquer où le litige aura lieu si cela devient nécessaire. Demandez une garantie personnelle si l’entreprise n’a pas un bon historique de crédit.
Ce sont toutes des conditions standard que votre client acceptera probablement du moment qu’elles figurent dans votre documentation initiale. Mais une fois qu’il est en retard de paiement, il est trop tard pour obtenir ces protections et le levier de recouvrement qui en découle.
Facturez rapidement, avec précision, et effectuez un suivi exactement dans les délais
Vous ne pouvez pas être payé si vous n’envoyez pas de facture. Si la facture est envoyée en retard, comporte des erreurs ou n’est pas claire, cela donne à votre client une raison de retarder le paiement. Contactez votre client avant l’échéance d’une facture pour vous assurer qu’il l’a reçue et qu’il n’y a pas de questions ou de préoccupations.
S’il ne paie pas à temps, faites un suivi dès le premier jour où une facture est en retard. Si votre client apprend que vous le laisserez payer en retard, il le fera.
Mettez en place une procédure de suivi à intervalles réguliers de toute facture en souffrance. Par exemple :
- Email 15 jours avant la date d’échéance pour vous assurer que votre client a la facture et n’a aucune inquiétude.
- Si aucune réponse, envoyez un nouvel e-mail dans les quatre jours ouvrables
- S’il n’y a toujours pas de réponse, appelez-les
- Appeler le jour suivant une facture est due pour s’enquérir de l’état du paiement.
- Si on vous dit que le paiement a été posté, demandez le numéro du chèque, s’il s’agit d’un paiement intégral et la date à laquelle il a été posté
- Si vous ne joignez pas une personne en direct, faites un suivi tous les deux ou trois jours jusqu’à ce que vous obteniez une réponse par téléphone ou par courriel
- Si vous êtes en retard de 15 jours et qu’il n’y a pas d’engagement, postez une lettre de retard et envoyez une copie par courriel
- Si 30 jours de retard, appelez et envoyez un courriel au responsable des comptes fournisseurs ou au responsable des finances avec un suivi hebdomadaire
- Au bout de 60 jours de retard, appelez et envoyez un courriel au propriétaire de l’entreprise. Expliquez que vous devrez passer à l’échelon supérieur s’ils ne paient pas
- Au bout de 75 jours de retard, envoyez un avis final par courrier et par courriel avec une demande de 10 jours.
- Appellez le propriétaire et le responsable financier quelques jours plus tard pour vous assurer qu’ils ont reçu l’avis
- Transférer à une agence de recouvrement spécialisée dans les créances B2B lorsqu’elle est en retard de 90 jours
Cela peut sembler être beaucoup de travail. Mais, ce n’est rien comparé à la douleur et à la perte financière de ne pas être payé ou d’être toujours payé en retard.
La trésorerie est critique pour toutes les entreprises et si vous ne restez pas au sommet de vos créances, les choses peuvent se détériorer rapidement. Vous pouvez toujours avoir des exceptions à ces directives. La clé est d’avoir un ensemble de procédures que vous suivez de manière cohérente et les exceptions ne sont accordées que lorsqu’elles sont justifiées.
Ne craignez pas de demander l’argent qui vous revient de droit et de suspendre la fourniture de services ou de produits jusqu’à ce que toutes les factures en souffrance soient payées.
Prendre des mesures rapides en cas de retard de paiement
Les statistiques d’enquête compilées depuis de nombreuses montrent que les chances de recouvrer une facture diminuent de plus d’un pour cent par semaine dès qu’elle est en souffrance.
Au moment où une facture est en retard de 90 jours, il y a déjà 26 % de chances qu’elle ne soit jamais payée. Lorsqu’elle est en retard de sept mois, il y a moins de 50 % de chances qu’elle ne soit jamais recouvrée.
La plupart des agences de recouvrement travaillent sur la base d’une contingence vous ne payez que si elles recouvrent.
Lorsqu’un compte nécessite une attention particulière, plus tôt vous le confiez à une agence de recouvrement commerciale réputée, plus vous avez de chances d’obtenir quelque chose au lieu de rien.
La plupart des agences de recouvrement travaillent sur la base de contingences.
