Après le montant dû, le numéro de facture est le chiffre le plus important sur la facture de votre entreprise de services. Voici pourquoi vous avez besoin de numéros de facture et comment les attribuer.
Un processus de facturation professionnel donne à votre entreprise une apparence légale, simplifie la comptabilité et contribue à vous assurer d’être payé rapidement. Heureusement, les bases de la facturation sont faciles à maîtriser, tant que vous savez ce qu’il faut inclure.
Les numéros de facture sont un des éléments les plus importants du processus de facturation.
L’un des éléments les plus importants et pourtant négligés est le numéro de facture. Qu’est-ce qu’un numéro de facture, pourquoi sont-ils importants, et comment les générer pour les factures de votre entreprise de services ? Lisez la suite pour le savoir.
Un numéro de facture est un numéro unique et séquentiel attribué à chaque facture. Lorsqu’ils sont utilisés correctement, les numéros de facture permettent de retrouver facilement les factures que vous avez créées, de documenter les revenus pour les impôts et de suivre les paiements dus par vos clients. La chose la plus importante à retenir est que les numéros de facture doivent toujours être uniques et clairement visibles.
Selon les lois de vos régions, vous pouvez ou non exiger un numéro de facture. Mais quel que soit l’endroit où vous travaillez ou la taille de votre entreprise, il est toujours préférable d’inclure un numéro de facture et d’établir un processus simple de numérotation des factures. Vous éviterez ainsi la confusion et les maux de tête juridiques à l’avenir.
Les numéros de facture sont l’un des éléments les plus importants de la facturation. Attribuer correctement des numéros de facture vous permet de :
- Documenter les revenus pour les impôts et la comptabilité
- Trouver facilement les factures liées à toute transaction, quel que soit le type de travail, le lieu, la date
- Évitez les paiements en double
- Tracer les paiements en suspens
- Fournir un niveau de service professionnel à vos clients
Par exemple, imaginez qu’un client ait une question sur une facture datant de plusieurs mois ou que vous ayez plusieurs transactions avec le même client le même jour.
Sans un système cohérent de numérotation des factures, la recherche et la gestion de vos factures peuvent devenir un énorme casse-tête et vous faire perdre inutilement du temps, à vous et à vos clients.
Avec un numéro de facture unique, vous pourrez instantanément sortir la facture sur laquelle ils s’interrogent et avoir la certitude que vous faites tous deux référence aux mêmes informations. Les numéros de facture facilitent également le suivi de vos revenus exacts à des fins fiscales et vous faciliteront grandement la vie si vous ou un client faites l’objet d’un audit.
Lorsque nous remontons dans le camion, dès que nous mettons la rampe, nous pouvons envoyer une facture, et généralement, lorsque nous travaillons sur la pelouse suivante, nous recevons un e-mail disant que cette personne a payé.
De nombreuses entreprises ont imaginé leurs propres moyens d’attribuer des numéros de facture. Les méthodes les plus courantes sont :
- Séquentiellement (ex : 1, 2, 3, 4, etc.)
- Chronologiquement par date (ex : 20190326-001, 20190326-002, etc.)
- Par numéro de client (ex : 47-001, 47-002, etc.)
- Par numéro de projet (ex : 299-001, 299-002, etc.)
- Une combinaison de la date et du numéro de client (ex : 20190326-47-001, 20190326-47-001)
Comme vous pouvez le voir, certaines de ces méthodes peuvent être assez longues, ce qui signifie qu’elles prennent du temps et sont sujettes aux erreurs. En outre, des informations telles que la date, le nom du client et le type de projet devraient déjà figurer sur la facture, de sorte que vous créez un surcroît de travail en les ajoutant au numéro de la facture.
Bien qu’il n’y ait pas de règle absolue pour les formats de numéro de facture, nous pensons qu’un système simple de numérotation séquentielle (aussi appelée consécutive) des factures est la meilleure pratique. C’est facile à retenir et cela permet d’éviter les doublons ou les erreurs.
C’est un système facile à retenir.
En tant que propriétaire d’entreprise, vous avez suffisamment de soucis à vous faire. Les numéros de facture compliqués ne devraient pas en faire partie.
Maintenant, vous savez ce qu’est un numéro de facture et pourquoi ce petit mais puissant chiffre est si important pour votre entreprise de services. Voici quelques bonnes pratiques pour en générer un vous-même :
- Toujours utiliser des numéros séquentiels pour éviter les doublons.
- Si vous créez des factures manuellement, assurez-vous qu’il y a un espace bien visible sur votre modèle de facture pour le numéro de facture.
- Conservez soigneusement les enregistrements de toutes les factures précédentes.
- Soyez cohérent. Une fois que vous avez choisi un format de numéro de facture, tenez-vous en à ce format pour éviter les erreurs ou les doublons plus tard.
- Alternativement, utilisez un logiciel de facturation en ligne pour générer automatiquement des numéros de facture uniques sur chaque facture individuelle. La plupart des logiciels de facturation génèrent automatiquement des numéros séquentiels et vous avertiront même si vous avez créé un doublon.
Non seulement les logiciels de facturation créent des numéros de facture pour vous, mais ils automatisent l’ensemble du processus de facturation afin que vous puissiez générer des factures professionnelles en quelques minutes, envoyer des factures et des rappels par e-mail à vos clients et être payé plus rapidement.
La facture est plus qu’un simple document.
Une facture est bien plus qu’un modèle. Un processus de facturation adéquat montre que vous respectez le temps et l’argent de vos clients et peut ouvrir la voie à de futures affaires.
Les factures sont des documents de base.
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